Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:

pro-MedTech GmbH
Neckartal 200
78628 Rottweil, Deutschland
Vertreten durch den Geschäftsführer Christian Brunetti

Telefon: +49 741 2067968-0
E-Mail: [email protected]
Website: www.pro-medtech.de

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, wie wir personenbezogene Daten beim Besuch unserer Website, bei Kontaktaufnahme und Terminbuchung sowie im Zusammenhang mit unseren Online-Besprechungen verarbeiten.

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zur Bereitstellung unserer Website, zur Bearbeitung von Anfragen, zur Organisation von Terminen und zur Durchführung unserer Geschäftsbeziehungen.

Soweit die Verarbeitung für einen Vertrag mit Ihnen oder für vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage erforderlich ist, beruht sie auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei der Kommunikation mit Ansprechpartnern von Unternehmen und bei sonstigen geschäftlichen Anfragen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO die Rechtsgrundlage. Unsere berechtigten Interessen liegen in der Bearbeitung geschäftlicher Anliegen und der Organisation unserer Geschäftsbeziehungen.

Soweit eine gesetzliche Verpflichtung die Verarbeitung erfordert, ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO die Rechtsgrundlage. Verarbeitungen, für die wir Ihre Einwilligung einholen, beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Weitere Angaben finden Sie bei den einzelnen Verarbeitungsvorgängen.

3. Website und Plattform growthfunnel

Unsere Website, Formulare, Terminbuchung und Kundenverwaltung werden über growthfunnel bereitgestellt. Anbieterin ist Iris Weinmann, handelnd unter Iris Weinmann Consulting, Neckartal 200, 78628 Rottweil, Deutschland. growthfunnel ist eine Marke dieses Unternehmens.

Mit Iris Weinmann Consulting haben wir eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Für den technischen Plattformbetrieb setzt sie HighLevel, Inc., USA, als Unterauftragsverarbeiter ein. Die Leistungskette umfasst weitere Infrastruktur- und Supportanbieter. Die vereinbarte Unterauftragnehmerliste nennt insbesondere Google Cloud Services und Amazon Web Services für die Datenspeicherung sowie HighLevel India für Service und Support. Ein Zugriff durch Iris Weinmann Consulting erfolgt im Rahmen der vereinbarten Administration und Unterstützung.

Beim Abruf der Website werden technische Daten verarbeitet, die für die Auslieferung, den Betrieb und die Sicherheit erforderlich sind. Dazu gehören insbesondere die IP-Adresse, angeforderte Inhalte, Zeitpunkt des Zugriffs sowie Browser-, Geräte- und technische Verbindungsinformationen. In technischen Protokollen können außerdem die zuvor aufgerufene Seite und Fehlermeldungen enthalten sein.

Die Verarbeitung dient dem zuverlässigen Betrieb, der Erkennung und Abwehr von Missbrauch sowie der Fehleranalyse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren Bereitstellung unseres Online-Angebots.

Technische Protokolldaten werden für die zur Sicherstellung des Betriebs und zur Untersuchung von Störungen oder Sicherheitsvorfällen erforderliche Dauer verarbeitet. Maßgeblich sind der jeweilige Protokollzweck und ein gegebenenfalls noch nicht abgeschlossener Sicherheitsvorgang. Eine Speicherung zur Bearbeitung eines konkreten Vorfalls endet, sobald sie dafür und für die gegebenenfalls erforderliche Rechtsverfolgung nicht mehr benötigt wird.

Informationen zur Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums finden Sie in Abschnitt 9.

4. Kontaktformular und E-Mail

Wenn Sie uns über ein Formular oder per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten. Dazu gehören insbesondere Name, E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Telefonnummer sowie Nachrichteninhalte und übermittelte Unterlagen. Wir nutzen diese Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur dazugehörigen Kommunikation.

Formular- und Kontaktdaten werden in der growthfunnel-/HighLevel-Plattform verwaltet. Unsere E-Mail-Postfächer betreiben wir mit Microsoft-Diensten. Dabei werden insbesondere Absender- und Empfängeradressen, Nachrichten, Anhänge sowie technische Zustellinformationen verarbeitet.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei einer Anfrage zu einem Vertrag mit Ihnen oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bei sonstigen geschäftlichen Anfragen und der Kommunikation mit Unternehmensansprechpartnern.

Pflichtangaben sind im jeweiligen Formular gekennzeichnet. Ohne die für die Bearbeitung erforderlichen Kontaktdaten können wir Ihre Anfrage gegebenenfalls nicht beantworten. Weitere Angaben sind freiwillig. Bitte übermitteln Sie über unsere Formulare keine Patientendaten oder sonstigen Gesundheitsdaten.

5. Terminbuchung und Kalender

Für die Online-Terminbuchung nutzen wir den Kalender der growthfunnel-/HighLevel-Plattform. Dieser ist mit Microsoft Outlook und Microsoft Teams verbunden.

Verarbeitet werden Ihre Buchungsangaben, insbesondere Kontaktdaten, der ausgewählte Termin und gegebenenfalls zusätzliche Angaben zu Ihrem Anliegen. Für die Terminorganisation werden Kalender- und Buchungsinformationen mit den angeschlossenen Microsoft-Diensten abgeglichen. Für Online-Termine werden außerdem die zur Teilnahme benötigten Besprechungsinformationen bereitgestellt.

Wir verwenden die Daten zur Planung und Durchführung des Termins sowie zur Zusendung der Terminbestätigung. Die Terminbestätigung dient der Organisation Ihrer Buchung und ist kein Newsletter.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn der Termin einen Vertrag mit Ihnen oder von Ihnen gewünschte vorvertragliche Maßnahmen betrifft. Bei Terminen mit Ansprechpartnern eines Unternehmens oder sonstigen geschäftlichen Terminen beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer verlässlichen Terminorganisation.

Ohne die erforderlichen Buchungsangaben ist eine Online-Buchung nicht möglich. Alternativ können Sie uns telefonisch oder per E-Mail kontaktieren.

6. Microsoft Outlook und Teams

Wir nutzen Microsoft Outlook für E-Mail und Kalender sowie Microsoft Teams für Online-Besprechungen. Für die europäischen Microsoft-Dienste ist Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland, ein beteiligter Anbieter. Zur Microsoft-Unternehmensgruppe gehört außerdem Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA.

Bei Teams-Besprechungen werden insbesondere Name beziehungsweise Anzeigename, gegebenenfalls E-Mail-Adresse, Zeitpunkt und Dauer der Teilnahme sowie technische Verbindungsdaten verarbeitet. Je nach Ihrer Nutzung kommen Audio- und Videodaten, Chatnachrichten, geteilte Dateien und Bildschirminhalte hinzu. Andere Teilnehmer können die von Ihnen in der Besprechung freigegebenen Inhalte wahrnehmen.

Die Verarbeitung dient der Durchführung der Besprechung und der geschäftlichen Zusammenarbeit. Es gelten die in Abschnitt 5 genannten Rechtsgrundlagen. Für Aufzeichnungen und KI-gestützte Auswertungen gelten zusätzlich die folgenden Angaben.

Weitere Informationen: Microsoft-Datenschutzerklärung und Microsoft-Datenschutzbestimmungen für Produkte und Dienste.

7. Aufzeichnung, Transkription und KI-Zusammenfassung

Mit Ihrer vorherigen Einwilligung zeichnen wir Teams-Besprechungen auf und erstellen Transkripte sowie KI-gestützte Zusammenfassungen. Dies dient der Nachbereitung des Termins und der Dokumentation besprochener Anforderungen, Ergebnisse, Vereinbarungen und Aufgaben.

Für die Besprechungsdokumentation und KI-gestützte Zusammenfassung verwenden wir Decisions von Decisions AS, Gaustadalléen 21, 0349 Oslo, Norwegen. Nach den Anbieterbedingungen nutzt Decisions AI Microsoft Azure OpenAI Services zur Verarbeitung der für die KI-Funktion bereitgestellten Inhalte. Dabei können insbesondere Gesprächsinhalte, Teilnehmernamen, Transkripte und daraus erzeugte Ergebnisse verarbeitet werden.

Wir holen Ihre Zustimmung vor Beginn der Aufzeichnung mündlich ein. Die Einwilligung muss auch die Transkription und KI-gestützte Zusammenfassung umfassen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ohne entsprechende Einwilligung erfolgt keine Aufzeichnung oder darauf beruhende KI-Auswertung. Sie können an einem Termin ohne diese Verarbeitung teilnehmen.

Zugriff auf die Aufzeichnung und die zugehörigen Besprechungsunterlagen erhalten die jeweiligen Besprechungsteilnehmer. Die eingesetzten technischen Dienstleister verarbeiten die Daten im Rahmen der Bereitstellung ihrer Leistungen.

Aufzeichnungen und vollständige Transkripte werden 120 Tage nach dem jeweiligen Termin gelöscht. Ein wirksamer Widerruf oder ein bestehender Löschungsanspruch kann eine frühere Löschung erforderlich machen. Nur die für die Auftragsbearbeitung benötigten Inhalte der Zusammenfassung werden in der Auftragsakte weitergeführt. Für diese gelten die Speicherregeln in Abschnitt 10.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die in Abschnitt 1 angegebenen Kontaktdaten widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Weitere Informationen: Decisions-Datenschutzinformationen, Datenschutzinformationen zu Decisions AI und Decisions-AI-Bedingungen einschließlich Auftragsverarbeitung.

8. Cookies und Cookie-Banner

Unsere Website verwendet die native Cookie-Banner-Funktion von HighLevel. Diese dient dazu, über den Einsatz von Cookies zu informieren und eine dort abgegebene Auswahl zu berücksichtigen. Cookies und vergleichbare Speichertechniken können Informationen auf Ihrem Endgerät speichern oder auslesen.

Soweit dies für einen von Ihnen ausdrücklich gewünschten digitalen Dienst unbedingt erforderlich ist, erfolgt der Zugriff auf Ihr Endgerät auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf der für den jeweiligen Zweck einschlägigen Rechtsgrundlage, insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für den sicheren Betrieb und die Verwaltung Ihrer Datenschutzauswahl. Soweit ein Einwilligungsnachweis zur Erfüllung rechtlicher Pflichten erforderlich ist, ist Art. 6 Abs. 1 lit. c in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 DSGVO die Rechtsgrundlage.

Für nicht erforderliche Speicherungen oder Zugriffe ist grundsätzlich Ihre vorherige Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG erforderlich. Eine darauf beruhende Verarbeitung personenbezogener Daten richtet sich nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Sie können gespeicherte Cookies und Website-Daten über die Einstellungen Ihres Browsers löschen sowie das Speichern von Cookies einschränken. Dadurch können Funktionen der Website eingeschränkt werden und eine zuvor gespeicherte Auswahl verloren gehen. Eine gegenüber uns erteilte Einwilligung können Sie außerdem über die Kontaktdaten in Abschnitt 1 widerrufen.

Google Analytics und Meta Pixel werden auf dieser Website derzeit nicht eingesetzt.

9. Empfänger und internationale Datenverarbeitung

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten diejenigen Personen Zugriff auf Ihre Daten, die sie für die beschriebenen Aufgaben benötigen. Weitere Empfänger sind die in dieser Erklärung genannten Plattform-, Kommunikations- und Besprechungsanbieter sowie deren für die Leistung eingesetzte Unterauftragnehmer. Eine Weitergabe an Behörden oder andere berechtigte Stellen erfolgt, soweit eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

Die growthfunnel-/HighLevel-Leistungskette umfasst Verarbeitungen in den USA und Indien, einschließlich möglicher Supportzugriffe. Auch bei Microsoft und den von Decisions eingesetzten Microsoft-Diensten können internationale Verarbeitungen und Zugriffe stattfinden. Eine ausschließlich in Deutschland oder in der Europäischen Union erfolgende Verarbeitung ist daher nicht zugesagt. Norwegen gehört zum Europäischen Wirtschaftsraum.

Die vereinbarten growthfunnel-Bedingungen verlangen für Drittlandübermittlungen eine Grundlage nach Art. 44 ff. DSGVO. Das HighLevel-DPA bezieht hierfür EU-Standardvertragsklauseln ein; für die Weitergabe zwischen Auftragsverarbeitern ist insbesondere Modul 3 vorgesehen. Soweit ein einschlägiger Angemessenheitsbeschluss den konkreten Empfänger und die Übermittlung erfasst, sehen die Vertragsbedingungen dessen vorrangige Anwendung vor. Ein für bestimmte US-Empfänger geltender Angemessenheitsbeschluss erstreckt sich nicht auf Indien.

Die Microsoft-Datenschutzbestimmungen sehen ebenfalls vertragliche Garantien für internationale Datenübermittlungen vor. Angaben zu den Garantien sind in den oben verlinkten Datenschutzvereinbarungen von Microsoft und Decisions sowie im HighLevel-DPA zugänglich. Informationen zu den für Ihre Daten einschlägigen Garantien und eine Kopie können Sie über die in Abschnitt 1 angegebenen Kontaktdaten anfordern; schutzbedürftige Angaben anderer Personen dürfen dabei geschwärzt werden.

10. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten so lange, wie sie für die jeweils beschriebenen Zwecke erforderlich sind. Maßgeblich sind insbesondere der Bearbeitungsstand Ihrer Anfrage, die Durchführung eines gebuchten Termins, die Dauer einer Geschäftsbeziehung und gesetzliche Aufbewahrungspflichten.

Anfrage- und reine Termindaten werden gelöscht, sobald das Anliegen abgeschlossen ist und die Daten nicht mehr für eine anschließende Geschäftsbeziehung, eine gesetzliche Pflicht oder die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung konkreter Rechtsansprüche benötigt werden. Für technische Protokolle gelten die in Abschnitt 3 beschriebenen Kriterien. Für Aufzeichnungen und vollständige Transkripte gilt die Frist von 120 Tagen aus Abschnitt 7.

Erforderliche Zusammenfassungen und andere Auftragsunterlagen werden für die Bearbeitung und Dokumentation des Auftrags aufbewahrt. Anschließend richtet sich die weitere Speicherung nach der jeweiligen Dokumentart und bestehenden gesetzlichen Pflichten. Handels- und Geschäftsbriefe unterliegen regelmäßig einer sechsjährigen, Buchungsbelege regelmäßig einer achtjährigen Aufbewahrungsfrist. Die Fristen beginnen grundsätzlich mit Ablauf des jeweiligen Kalenderjahres. Diese Pflichten rechtfertigen keine pauschale Verlängerung der Speicherung sämtlicher Gesprächsaufzeichnungen oder Transkripte.

Eine Speicherung zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Eine erforderliche Speicherung für Rechtsansprüche beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Wahrung unserer Rechte. Nach Wegfall des jeweiligen Aufbewahrungsgrundes werden die betroffenen Daten gelöscht.

11. Ihre Datenschutzrechte

Unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie folgende Rechte:

• Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten und deren Verarbeitung nach Art. 15 DSGVO;
• Berichtigung unrichtiger und Vervollständigung unvollständiger Daten nach Art. 16 DSGVO;
• Löschung nach Art. 17 DSGVO;
• Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO;
• Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO, soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und automatisiert erfolgt;
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie uns über die in Abschnitt 1 angegebenen Kontaktdaten erreichen.

Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO: Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht weiter, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Gegen eine Verarbeitung für Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen. Das gilt auch für damit verbundenes Profiling.

12. Beschwerderecht

Sie können sich nach Art. 77 DSGVO bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des vermuteten Verstoßes.

Für unseren Unternehmenssitz ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg zuständig. Aktuelle Kontaktmöglichkeiten finden Sie auf der Website der Aufsichtsbehörde.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Datenverarbeitung oder die maßgeblichen rechtlichen Anforderungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf unserer Website verfügbar.